Ce n’est un secret pour personne : être le premier à remettre le devis à un client est un facteur clé de succès.
Certains EMS disent même que cela porte à 80% leur chance de remporter l’affaire. Le délai objectif pour remettre une offre est d’environ deux semaines, le plus dur n’étant pas d’atteindre cet objectif une fois, mais d’en assurer la constance.
DES ATTENTES CLIENTS DIFFÉRENTES
Bien sûr, les attentes des clients seront différentes selon qu’il s’agit de chiffrer un prototype ou une série. Pour un proto, c’est le délai de remise de l’offre qui sera jugé critique par le client. Il a investit des sommes importantes dans la R&D de son projet et déjà imaginé un business model bâti sur la fonctionnalité de son proto, voire déjà imaginé une date de mise sur le marché. Pour le lancement d’une série, c’est le prix de l’offre qui sera jugé déterminant, sans pour autant que le délai devienne élastique. Les demandes de prix peuvent être aussi de simples évaluations de coût d’une BOM. Cela concerne plutôt des clients fidélisés, dans les étapes amont de conception de nouveaux produits où les équipes de R&D ont besoin d’évaluer le coût de différentes solutions techniques. Il s’agit donc d’approches budgétaires pour lesquelles un travail approfondi sur les prix n’est pas nécessaire. Le délai est important car il a un impact direct sur le cycle de développement du produit. Enfin, lorsqu’il s’agit de Sourcing ou de Benchmark, que ce soit pour l’élargissement du nombre de ses sous-traitants ou le remplacement de l’un deux, la compétitivité des offres va être un critère important dans la démarche de sélection du client.
LES SOLUTIONS MISES EN ŒUVRE
Le chiffrage est réalisé, soit par un deviseur projet qui prend alors en charge toutes les activités de chiffrage matière, soit par une équipe d’acheteurs entre qui les différents postes à chiffrer sont repartis selon les familles d’achats. Dans le premier cas, la maîtrise du délai de réponse est plus facile mais requiert des personnes de très grande polyvalence, dans le second cas la charge de travail peut être repartie, mais cela requiert un travail accru de coordination et consolidation de données. Pour toutes les demandes, c’est le même processus de chiffrage qui est mis en œuvre, et supporté par un modèle Excel unique fait maison.
Les personnes en charge des devis dépensent beaucoup d’énergie pour réaliser le chiffrage dans les meilleurs délais, envoyer des RFQ aux fournisseurs, relancer, collecter d’innombrables données, synthétiser toutes les informations, pour remettre l’offre. Et bien souvent, le verdict tombe : «C’est trop cher», « On est en retard » ou encore « il faut chiffrer une autre quantité ». De quoi démoraliser les troupes ! Si les acheteurs restent la meilleure ressource pour réaliser les devis, ceux-ci préfèrent les activités de sourcing, de négociations, d’analyse aux interminables manipulations et collectes de données. Le management doit alors trouver le bon compromis, avec toujours le même objectif : répondre aux demandes dans les meilleurs délais.
POURQUOI ADOPTER UNE DÉMARCHE DIFFÉRENCIÉE ?
Les sous-traitants sont confrontés à deux problématiques à priori antagonistes :
établir un devis dans des délais très courts pour satisfaire le client
mettre en œuvre une démarche achat satisfaisante et rentable pour l’entreprise
En outre les exigences de délais courts de fabrication nécessitent de manager au plus juste les
informations de délais d’approvisionnement et de stock. Pour réussir, Il faut adopter une approche différenciée qui consiste à traiter spécifiquement chacune de ces problématiques avec un outil approprié. Cette démarche différenciée est illustrée par Buymanager qui est un assemblage de six modules répondant chacun à un besoin spécifique du client.
Pour conquérir de nouveaux clients la capacité à répondre rapidement est souvent plus importante que la précision des prix et des composants. Avec Rapid Quote Tool, Buymanager propose un processus de chiffrage rapide de nomenclatures avec tous les prix de marché en ligne (Mouser, Farnell, RS, DigiKey, Octopart, TME). Il est donc permis d’établir rapidement le contact avec le prospect avec une offre pertinente pour le prototypage, porte ouverte sur le passage éventuel à la production en série.
Optimiser les coûts, proposer des solutions alternatives au client tout en protégeant les marges, sont les bases du développement de l’activité du portefeuille clients. Le Module Devis inclue un processus complet de chiffrage de nomenclatures dès l’import des différentes quantités et scénarios pendant que le module RFQ va homogénéiser l’activité de consultation des fournisseurs. Avec ces deux modules il est possible désormais d’être compétitif rapidement sur les offres de fabrication en série.
Avec le module Connect vous disposez d’un environnement unique où sont centralisées toutes les données relatives aux achats et à la gestion de la relation fournisseur. Vous éliminez les innombrables fichiers Excel ou bases de données locales et vous économisez le temps passé en manipulations ou recherches de données, vous éliminez les erreurs de saisie. Avec le module Nego toutes ces données peuvent être comparées avec les offres concurrentes.
Le client peut avoir besoin de mesurer votre performance achats à la sienne. ’outil PILOT inclut des fonctions qui permettent de suivre l’activité globale de votre service achats. Il est possible dans ce module d’attribuer des actions aux différents acteurs associés aux différentes activités du service achats. Avec des critères et niveaux d’évaluation paramétrables il est possible d’avoir une gestion simplifiée de l’évaluation du panel des fournisseurs et de montrer votre professionnalisme.
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LE CAS SYSTECH
Pour SYSTECH (28), entreprise spécialisée dans la conception et la production de cartes et systèmes électroniques (hardware et software) en petites et moyennes séries, la réactivité est un atout essentiel. « Tous les moyens, à tous les étages de l’offre doivent être mis en oeuvre pour être le premier à répondre aux clients, et notre réponse, en termes de délais et de prix, doit coller au plus près des attentes du client » explique Jérôme Bootz le dirigeant de l’entreprise. SYSTECH a trouvé une réponse adaptée, répétable, économique et source durable de valeur ajoutée. « Il s’agit de Buy Manager, solution proposée par Pertilience. Aujourd’hui 50 % de nos devis sont remis en moins d’une journée et 80% en moins de 7 jours, contre 9 auparavant » précise Jérôme Bootz. Outre cet avantage concurrentiel important, l’entreprise a constaté une diminution significative du temps passé à corriger les erreurs de saisie des références des composants. Ce gain de temps permet d’être plus attentif aux besoins des clients. Systech renforce ainsi la qualité de sa relation clients et augmente sa valeur ajoutée.
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