DELAI DE REALISATION DES DEVIS : LA QUÊTE DU GRAAL POUR LES EMS
C’EST UN SECRET POUR PERSONNE : ÊTRE LE PREMIER À REMETTRE LE DEVIS AU CLIENT EST UN FACTEUR CLE DE SUCCÈS.
Certains EMS disent même que cela porte à 80% leur chance de remporter l’affaire. Le délai objectif que se donnent de nombreux EMS pour remettre une offre est souvent de deux semaines. Le plus difficile n’étant pas d’atteindre cet objectif une fois, mais d’en assurer la constance.
Les délais de remise attendus par les clients sont toujours plus courts, de plus en plus fréquemment 1 semaine maximum.
DES ATTENTES CLIENTS DIFFÉRENTES
Pour un proto, c’est le délai de remise de l’offre qui sera jugé critique par le client. Pour les séries, c’est le prix de l’offre qui sera jugé déterminant. Les demandes de prix peuvent être aussi de simples évaluations de coût d’une BOM. Cela concerne plutôt des clients fidélisés, dans les étapes amont de conception de nouveaux produits où les équipes de R&D ont besoin d’évaluer le coût de différentes solutions techniques. Enfin, lorsqu’il s’agit de Sourcing ou de Benchmark, la compétitivité des offres va être un critère important dans la démarche de sélection du client.
ORGANISATION
Le chiffrage est réalisé, soit par un deviseur projet qui prend alors en charge toutes les activités de chiffrage matière, soit par une équipe d’acheteurs entre lesquels les différents postes à chiffrer sont repartis selon les familles d’achats. Dans le premier cas, la maîtrise du délai de réponse est plus facile mais requiert des personnes de très grande polyvalence, dans le second cas la charge de travail peut être repartie, mais cela requiert un travail accru de coordination et consolidation de données.
LA RÉALISATION DES DEVIS : UN TRAVAIL INGRAT
Les personnes en charge des devis dépensent beaucoup d’énergie pour réaliser le chiffrage dans les meilleurs délais, envoyer des RFQ aux fournisseurs, relancer, collecter d’innombrables données, synthétiser toutes les informations, pour remettre l’offre. Et bien souvent, le verdict tombe : « C’est trop cher », « On est en retard » ou encore « il faut chiffrer une autre quantité ». Si les acheteurs restent la meilleure ressource pour réaliser les devis, ceux-ci préfèrent les activités de sourcing, de négociations, d’analyses aux interminables manipulations et collectes de données. Le management doit alors trouver le bon compromis, avec toujours le même objectif : répondre aux demandes dans les meilleurs délais.
Donner une réponse aux clients dans les meilleurs délais.
ADOPTER UNE DÉMARCHE DIFFÉRENCIÉE
Les sous-traitants sont confrontés à deux problématiques à priori antagonistes : établir un devis dans des délais très courts pour satisfaire le client et mettre en œuvre une démarche achat satisfaisante et rentable pour l’entreprise. En outre les exigences de délais courts de fabrication nécessitent de manager au plus juste les informations de délais d’approvisionnement et de stock. Pour réussir, Il faut adopter une approche différenciée qui consiste à traiter spécifiquement chacune de ces problématiques avec des processus appropriés.
Pour réussir, il est nécessaire d’appliquer une approche différenciée, qui consiste à utiliser l’outil approprié pour chaque cas spécifique.
DES PROBLEMATIQUES COMPLEXES TOUT AU LONG DU PROCESSUS
LE PROCESSUS DE CHIFFRAGE DE BOM PEUT ÊTRE SYNTHÉTISÉ EN 5 ÉTAPES
DE NOMBREUSES PROBLÉMATIQUES TOUT AU LONG DU PROCESSUS, PARMI LESQUELLES :
LES DIFFÉRENTS TYPES DE BOM
Il y a autant de types de BOM que de client, certaines avec seulement une référence fabricant, d’autres multi-sources, organisée en ligne ou en colonne. Un travail de préparation est nécessaire pour standardiser l’organisation de toutes ces données.
LA RECHERCHE DE PRIX EXISTANTS
Pour gagner du temps, les équipes de chiffrage vont essayer de retrouver des prix existants dans leur ERP, à partir de référence fabricants, ou de référence clients. Cette démarche est longue et fastidieuse.
L’ENJEUX DES HOMOLOGATIONS CLIENTS
Certains clients fournissent leurs sources homologuées, d’autres clients délèguent le choix. Dans tous les cas, les maîtriser est un enjeu majeur pour assurer la qualité des produits.
LA CONSULTATION DES FOURNISSEURS
De nombreux fournisseurs doivent être consultés pour la réalisation des devis. Il est souhaitable de leur envoyer seulement les postes à chiffrer qui correspondent à leur franchises (Linecard) ou une famille d’achats, à défaut de quoi les délais de réponses seront plus long. Le travail de suivi de toutes les consultations envoyées est également un véritable challenge pour les équipes.
LES PRIX SUR LE WEB
Que ce soit pour des chiffrages de petites quantités ou pour des évaluations, les acheteurs vont de plus en plus récupérer les prix, disponibilités de stock sur le web, auprès des fournisseurs comme Digikey, Mouser, Farnell ou RS. Cette démarche très chronophage n’est pas compatible avec les exigences de délais et représente un coût significatif.