Négociez en période de crise!

Régulièrement, les acheteurs dans l’industrie electronique, sous-traitants, équipementiers et donneurs d’ordres engagent des campagnes périodiques de négociation avec les fournisseurs de composants électroniques.
Ces démarches peuvent s’échelonner sur 4 à 6 mois, mobiliser une bonne partie de l’équipe achats, et concerner des milliers d’articles.

Contexte :

A l’heure où les tensions sur le marché des composants électroniques ne sont pas favorables aux acheteurs, certains vont opter pour un statuquo et préfèrent ne pas engager de négociations.
Or c’est peut-être justement le contraire qu’il faut faire!
Donner de la visibilité, revisiter la stratégie achats, revoir le contrat logisitique, trouver des solutions innovantes avec les fournisseurs et de manière générale garder un contact étroit avec eux s’avère payant pour sécuriser la supply-chain et maîtriser les coûts.

Le processus :

Voici ci-dessous le processus opérationnel formalisé par Buymanager suite aux différents retours d’expérience d’acheteurs.

1. Phase préparatoire à la négociation

L’élaboration des prévisions d’achats.
Les prévisions d’achats sont issues en général d’un calcul de besoin net (MRP).
Les prévisions annuelles sont souvent réalisées par une projection des achats à 3, 4 ou 6 mois.
Pour garantir une mise en concurrence efficace, il est important de disposer des sources homologuées pour chaque article.
Les prix objectifs
Les prix objectifs sont issus des réductions de prix que vise l’entreprise. Des ajustements peuvent être ensuite faits en fonction des familles d’achats.
L’actualisation des fournisseurs à consulter
Au vu des fréquents rachats et acquisitions opérés au niveau des fabricants et des changements de franchises, la matrice des linecards doit être révisitée chaque année.

2. Intégration des prévisions d’achats

Cette phase comporte l’import des données à négocier, leur classification, ainsi que la consolidation des données.
Le travail de consolidation nécessite d’avoir des références fabricant fiables et structurées et permet une réduction notoire des coûts.

3. Sélection des fournisseurs et distribution des demandes de prix

Plutôt que d’envoyer l’ensemble des composants à chiffrer à tous les fournisseurs, la bonne pratique vise à s’appuyer sur les réseaux « Distributeur-Fabricant », le ciblage facilite le traitement par le fournisseur et réduit le temps de réponse
Certains acheteurs communiquent un prix objectif dès le départ, d’autres attendent un premier retour des offres pour le faire. Cette démarche de « re-cotation » n’est généralement faite qu’avec les fournisseurs les plus importants.

4. Enregistrement des offres fournisseurs

Cette étape est la première difficulté pour tous les acheteurs : chaque offre fournisseur peut comprendre plusieurs centaines de lignes, si ce n’est des milliers !
La difficulté vient du fait que les fournisseurs ne répondent généralement pas en une fois. Les réponses sont transmises par lots successifs, au fur et à mesure que les fabricants communiquent leurs prix. La simple intégration des données dans un tableau global devient rapidement très compliquée, et dans tous les cas, chronophage.

5. Analyse des offres

Préalablement à la négociation, le positionnement des distributeurs vis-à-vis des différents fabricants est étudié pour définir les stratégies d’affectation (scénarii) en veillant :

  • à maintenir un équilibre au niveau des chiffres d’affaires attribués,
  • à optimiser les gains et à sécuriser la Supply-Chain
  • et à définir les axes de négociations.

Une équation très complexe à réaliser sans outil dédié !

6. Négociation face à face

Une fois les axes de travail définis, les entretiens de négociation vont permettre aux acheteurs et aux vendeurs de passer en revue tout ou partie des composants, en fonction de la volumétrie du portefeuille et du planning.
Au cours de cette étape, 2 points critiques déterminent la performance des résultats : la préparation de l’entretien et la capacité à disposer instantanément de toutes les données pertinentes (positionnement de la concurrence, objectifs visés, enjeu financier, paramètres logistiques).

7. Attribution

L’attribution des postes aux fournisseurs est une combinaison de plusieurs critères :

  • Effort particulier du fournisseur sur un ou plusieurs poste(s).
  • Stratégies d’affectation de marques aux distributeurs
  • Stratégie de répartition du chiffre d’affaires aux distributeurs
  • Contraintes logistiques

8. Approbation, notification des fournisseurs et actualisation de l’ERP

Cette dernière étape est essentielle car elle permet de mettre en application les prix négociés. Les gains financiers sont réellement constatés lorsque les factures fournisseurs avec les nouveaux prix sont comptabilisés.
Approbation
Selon les organisations, une approbation des attributions par un responsable hiérarchique est nécessaire. Elle permet de vérifier les volumes de chiffres d’affaires attribués aux différents fournisseurs et les gains obtenus.
Notification des fournisseurs
La notification des fournisseurs est l’étape contractuelle où les attributions sont confirmées aux fournisseurs : au cours des différents échanges et négociations, l’acheteur a enregistré les prix révisés. Les fournisseurs vérifient ainsi les prix transmis.
Transfert vers l’ERP
La fin du processus consiste à transférer les prix vers une application centralisée, type ERP, pour leur mise en application. Il est essentiel pour une intégration rapide et complète que les données soient au préalable structurées dans un format adapté aux mécanismes d’import.
Si des consolidations par référence fabricant ont été effectuées, la re-ventilation par code article est indispensable.

L’expérience de BUYMANAGER
Conscient du problème aigu que constitue les achats de composants électroniques et des enjeux qu’ils constituent, Buymanager commercialise depuis 2015 un module de négociation périodique.
En début d’année 2018, une série d’échanges avec ses clients a été engagé et a permis de formaliser un processus opérationnel pour proposer une nouvelle version de ce module.

http://buymanager.biz/fr/
Pour toute information, contacter Julie Manchelle
julie.manchelle@buymanager.biz tel : 04 57 13 81 30.

Par Loïc BIAREZ, Président de BUYMANAGER.